Menu
We zijn als raad trots op de manier waarop Eigen Haard zich door de bijzondere tijd heen slaat met onverstoorbare professionaliteit en een solide langetermijnvisie, maar niet doof voor de extra noden die onze huurders en medewerkers juist nu hadden.
Onze wendbaarheid is beproefd en daar is Eigen Haard goed doorheen gekomen. Bestuur, medewerkers en onze huurders verdienen daarvoor veel lof. Wij hebben onze rol als onafhankelijk toezichthouder goed kunnen invullen door de frequente rapportages en het open, transparante, online overleg met de verschillende reguliere overleggen en commissies.
Op 1 november 2020 hebben we Hamit Karakus en Dieuwke Boxman als nieuwe RvC-leden benoemd. Hamit Karakus brengt een schat aan volkshuisvestelijke ervaring en kunde mee terwijl Dieuwke Boxman een senior executive is met brede kennis van IT en digitalisering. Madeline Dessing is, mede op basis van een positief advies van huurdersorganisatie Alert en na goedkeuring van de Aw, herbenoemd voor een tweede termijn.
Rob Zuidema trad eind 2020 conform het aftreedschema als RvC-lid en voorzitter af. Huib de Kanter nam het voorzitterschap over. De raad bestaat hiermee vanaf 2021 uit zes personen en is zowel kwantitatief als kwalitatief goed ingevuld met een breder spectrum aan achtergronden, ervaringen en relevante deskundigheden.
Onze vergoeding past binnen de wettelijke kaders (WNT) en staat voor 2020 op 90% van de VTW-beroepsregel.
De RVC-leden zijn lid van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW) en hielden zich aan de uitgangspunten en lidmaatschapseis rond Permanente Educatie (PE), die voor 2020 vijf PE-punten bedroeg.
Op 19 juni 2020 namen wij deel aan een in-company expertmeeting over duurzaamheid door Annelies Huygen, bijzonder hoogleraar Ordening van de Energiemarkten aan de VU. Het ging over de huidige, permanent veranderende markten voor gas en elektriciteit. Daarnaast bezochten de leden op individuele basis bijeenkomsten en masterclasses.
In verband met diverse mutaties binnen de raad vonden wij een uitgebreide extern begeleide sessie wat minder effectief en evalueerden wij in 2020 met ondersteuning van de bestuurssecretaris Frank Hederik.
Voorzitter Rob Zuidema leidde met een combinatie van technisch voorzitterschap, zoals agendering, vergaderdiscipline met aandacht en ruimte voor ieders inbreng en een mooie balans tussen scherpte en humor.
We functioneerden in 2020 adequaat, toonden veel betrokkenheid in een prettige, open sfeer. Wij hadden voldoende zicht op de gang van zaken en op de belangrijkste issues. Er was sprake van een professionele samenwerking. Die was positief maar kritisch naar elkaar met een goed besef en goede balans in de vervulling van onze rollen als toezichthouder, klankbord en werkgever.
De relatie met het bestuur is gezond en wij zagen onze inbreng, waar van toepassing, terug in de uitvoering. Over de relatie met onze interne en externe stakeholders bleek er behoefte om wat structureler de voelsprieten uit te steken. De secretariële ondersteuning en informatievoorziening was solide en adequaat.
Elke commissaris voldeed in 2020 aan de regels van integriteit en onafhankelijkheid van de Governancecode Woningcorporaties. Wij hielden ons onder meer aan de regel dat bij eventuele conflicterende belangen het betreffende RvC-lid niet aan de vergaderingen c.q. besluitvorming deelnam.
De Herziening Governancecode van Eigen Haard trad op 1 januari 2020 in werking. Wij vonden het belangrijk dat er binnen Eigen Haard sprake is van een integere en open cultuur en stonden specifiek stil bij de wijze van implementatie. Ook bespraken wij in dit kader over de strategische HR-thema’s diversiteit en de waarde van pluriforme teams, organisatieverandering, leiderschapsprofiel en personele wisselingen in de top.
Wij zijn positief over de wijze waarop Bert Halm – tot september 2020 als enige bestuurder - tijdens de Covid-19-crisis samen met het directieberaad sturing en leiding heeft gegeven aan de organisatie.
In september 2020 hebben wij, na goedkeuring door de Aw, Vera Luijendijk benoemd als nieuwe bestuurder. Zij volgt Mieke van den Berg op, die eind 2019 vertrok. Vera bezit ruime financiële expertise in relatie tot vastgoed en beschikt over brede bedrijfseconomische kennis. Zij kent de Amsterdamse regio goed en heeft goed zicht op de volkshuisvestelijke en de duurzaamheidsopgaven waar Eigen Haard voor staat.
Onze algemene indruk van het bestuur is positief qua grip op de processen en de bedrijfsvoering en er werd adequaat sturing gegeven aan de gestelde doelen. Naar ons oordeel trekken Bert Halm en Vera Luijendijk goed samen op, stralen eenheid uit en gaan een constructieve dialoog met afwijkende standpunten niet uit de weg. De in 2020 voorgestelde nadere focus op de ontwikkeling van het directieberaad als geheel, inclusief directeuren en managers, steunen we.
Uit het strategisch dashboard van jaarplan 2020 blijkt dat - ondanks de Covid-19-maatregelen - op nagenoeg alle concreet meetbare KPI's, de doelstellingen zijn behaald. Managementrapportages en mondelinge toelichting van de bestuurders hebben de raad inzicht gegeven in de realisatie van de begroting en de geformuleerde doelen in het bedrijfsjaarplan.
De bestuursrapportage geeft ons periodiek informatie over actuele HR-onderwerpen. We spraken over bezetting en formatie, verzuimcijfers, inzetbaarheid en mobiliteit. Het bestuur informeerde ons over actuele thema's als leiderschap, personele ontwikkelingen, belonen en waarderen en vitaliteit in relatie tot Covid-19-maatregelen.
De S&R-commissie deed voorstellen over het benoemen, beoordelen en belonen van bestuurders. In 2020 kwam de S&R-commissie drie keer bijeen en sprak onder meer over de aandacht voor effecten van Covid-19, beoordeling en beloning van het bestuur, benoeming en onboarding nieuwe bestuurder en (her)benoeming RvC-leden, diversiteit binnen het bestuur en het management en de samenstelling van de raad. Met betrekking tot de bezoldiging van het bestuur toetste de commissie of er een consistent beleid werd gevoerd en of het passend was binnen wettelijke kaders.
We zijn trots op de resultaten en de bestendige cijfers over de bedrijfslasten en klanttevredenheid die ondanks de Covid-19 maatregelen zijn behaald, die blijken uit de AEDES Benchmark 2020.
Het Rapport Opgaven en Middelen maakt duidelijk dat er ook op sectorniveau geen match meer zal zijn tussen de middelen en de opgave. Vanuit die gedachte is een nieuw Woonakkoord (actieagenda) tot stand gekomen onder regie van AEDES met meer dan 30 organisaties: een ambitieus maar haalbaar woningbouwprogramma.
In 2020 spraken wij over de beleidsaanpassingen in het huurbeleid en op het gebied van betaalbaarheid en stonden wij stil bij de dienstverlening, de samenwerking en de wijze waarop met de adviezen van Huurderfederatie Alert wordt omgegaan. Alert heeft in 2020 geparticipeerd in het wervingstraject van een nieuwe huurderscommissaris en is om advies gevraagd. Aandachtspunten en suggesties uit het overleg leggen wij terug in de organisatie.
In november 2020 spraken wij samen met het bestuur, in het kader van artikel 24 WOR met de ondernemingsraad over de algemene gang van zaken en enkele specifieke inhoudelijke onderwerpen. Daarnaast sprak onze contactpersoon, mevrouw Dessing, met een delegatie van de Ondernemingsraad. Wij oordelen, dat het OR-proces goed is georganiseerd en dat de relatie en gesprekken met de Ondernemingsraad constructief en open zijn. De OR is positief kritisch en brengt punten naar voren in het gesprek met het bestuur.
De dialoog met stakeholders is van belang om de volkshuisvestelijke opgave goed uit te voeren. Er zijn bestuurlijke overleggen met de bezitsgemeenten en periodieke contacten met externe toezichthouders. Wij laten ons hierover goed informeren door het bestuur.
De Auditcommissie rapporteerde haar bevindingen aan de raad op het gebied van financiële verslaglegging, het systeem van interne beheersing en controle, beheersing (financiële) risico’s, het controleproces van de accountant en het treasurybeleid. In 2020 kwam de Auditcommissie drie keer regulier bijeen en had op meerdere momenten afstemming met het bestuur.
a) We spraken in het bijzijn van de accountant over de jaarstukken 2019 en adviseerden deze goed te keuren. De beoordeling door KPMG was positief. Verbeteringen zijn nog mogelijk door meer te documenteren en het vastleggen van processen.
b) We namen kennis van de managementletter 2020. We gingen in de belangrijkste aandachtsgebieden, detailbevindingen, actiepunten voor jaarafsluiting en de ontwikkelingen in wet- en regelgeving. In 2020 is hard gewerkt aan de zichtbare verbetering van de organisatie en de beheersing van de (financiële) processen.
c) Wij zijn geïnformeerd over de ontwikkeling van de rendementen over de nieuwbouw en renovatieprojecten en concludeerden dat op totaal niveau de rendementen werden gehaald. Er werd op gestuurd dat het gemiddelde rendement over de gehele portefeuille (zowel SH als MSH) positief is.
d) Wij zijn geïnformeerd over de treasury-ontwikkelingen en gaven mandaat aan het bestuur voor het aantrekken van de ongeborgde financiering en de hiervoor benodigde vrijgave van onderpand.
e) Met de directeuren Vastgoedbeheer en Ontwikkeling & zakelijk beheer bespraken we de ontwikkeling van risicomanagement en de inschatting van de risico’s van de ontwikkel- en renovatieportefeuille alsmede de verbindingen. De raad kreeg een toelichting op de in 2020 ingrijpend veranderde methodiek. De belangrijkste financiële- en planningsrisico’s zijn de risico’s in procedures en vergunningen, het verkrijgen van draagvlak, de herhuisvesting van bewoners en de milieurisico’s, alsmede de nog steeds stijging bouwkosten. EH beheerste de risico’s goed en trof passende maatregelen.
f) We namen kennis van de positieve oordeelsbrieven van het WSW en de Aw en werden geïnformeerd over het resultaat van het onderzoek naar onze verbindingen.
g) We bespraken de notitie integraal risicomanagement met de manager R&A en kregen uitgebreid inzicht in de status van het risicomanagement, de belangrijkste risico’s, de relevante ontwikkelingen van Risk en Compliance en de jaarlijkse herijking van de strategische risico’s.
h) We zijn op hoofdlijnen geïnformeerd over de fiscale positie, die goed werd gemonitord, en de voorgenomen fiscale strategie.
i) We adviseerden om de begroting 2021 goed te keuren. Het bestuur gaf uitgebreid inzicht over hoe er invulling zou worden gegeven aan de ambities en de effecten op de financiële positie gelet op de diverse externe ontwikkelingen, zoals bouwkostenstijging, verhuurderheffing en overige belastingmaatregelen.
j) We bespraken de impact van de OOB-status, die grote gevolgen voor accountantsorganisaties en corporaties heeft, zoals met name de strikte scheiding tussen controle en advies en de daarvan afgeleide ‘cooling-in’- periode, die leidt tot een aantal praktische uitdagingen. In 2019 is het contract met KPMG verlengd tot en met 2020 om de effecten van de ‘cooling-in’ goed op te vangen. In 2021 wordt een inkoop en selectietraject doorlopen voor een nieuwe accountant en stelden we een plan van aanpak op.
k) We zijn akkoord met het interne controleprogramma van de afdeling R&A (risicoanalyses, audits en toetsen) en bespraken de belangrijkste bevindingen over de uitvoering. Naar verwachting zullen de audits begin 2021 zijn afgerond. We keken in het bijzonder naar de niet-gestarte audits bij Informatiemanagement en Processen (I&P) en maakten daarover afspraken met Bestuur en manager I&P.
l) Alle investeringen boven € 3 miljoen zijn door ons beoordeeld en ter goedkeuring aan de raad voorgelegd.
We vinden dat we nog scherper kunnen zijn op de adequate beantwoording en opvolging van acties en zullen de komende periode nog duidelijker belangrijke thema’s en strategische onderwerpen agenderen tegenover de reguliere vergaderonderwerpen. We blijven werken met twee voorbereidende commissies, de Audit en de S&R commissie. Daarnaast zullen we op specifieke thema’s zo nodig ad hoc commissies vormen voor nadere verdieping.
Voor 2021 hebben wij betaalbaarheid, rol en positie van woningcorporaties, nieuwbouw versus verduurzaming en IT en digitalisering als belangrijke thema’s benoemd.
Namens de Raad van Commissarissen
Huib de Kanter, voorzitter